Как избежать кассового разрыва?
Как спрогнозировать остаток денег перед закупкой, выявить риск кассового разрыва и сравнить варианты оплаты.
В этой статье
В понедельник поставщик предлагает оптовой компании отгрузить крупную партию товара, если она оплатит ее во вторник. На счете 240 млн сумов, закупка стоит 140 млн. В четверг предстоит выплата зарплаты, а один из покупателей обещает погасить долг в среду. Сезон продаж заканчивается, поэтому других поступлений на этой неделе будет меньше обычного.
Руководителю нужно решить, можно ли согласовать закупку. Казначейство проверяет, сколько денег остается после платежей на каждую дату. Если к сроку обязательной выплаты денег не хватает, возникает кассовый разрыв. В этом примере важно выяснить, какие выплаты окажутся под угрозой и какую часть закупки компания может оплатить сейчас.
Как казначейство собирает прогноз
Сначала казначейство сверяет остатки на счетах и определяет, сколько денег доступно для платежей. Затем собирает обязательства по датам. Бухгалтерия подтверждает сумму и срок выплаты зарплаты, закупки дают график платежей поставщикам, а отдел продаж уточняет даты оплаты у покупателей. Для каждой суммы важно знать, на чем основан срок и кто сообщит об изменениях.
Платеж по новой закупке казначейство добавляет отдельной строкой, пока его еще можно обсудить. Ожидаемую оплату крупного покупателя проверяет в двух вариантах. В первом она поступает в обещанный день, во втором переносится на следующую неделю. Обычные поступления от продаж берутся по прогнозу с учетом сезонного снижения. Обязательные выплаты и полная стоимость закупки в обоих вариантах одинаковы.
В прогнозе даты оплаты сверяются с теми, кто отвечает за поступления и выплаты. Отгрузка и выставленный счет подтверждают продажу, а срок поступления зависит от условий договора и готовности покупателя заплатить. Когда платеж нужен в первой половине дня, ожидаемое зачисление вечером не закрывает потребность к установленному сроку. На ближайших датах казначейство учитывает и порядок платежей внутри дня.
Схема 1. Казначейство собирает данные, проверяет сценарии и представляет руководителю варианты оплаты закупки.
Платежный календарь на пять дней
В условном примере у компании 240 млн сумов на начало понедельника. Во вторник она рассматривает оплату закупки на 140 млн. От крупного покупателя ожидаются 150 млн, а прогноз обычных поступлений составляет 20 млн в среду и 25 млн в пятницу. В таблице показан расчетный остаток на конец каждого дня с учетом закупки. Суммы приведены в млн сумов.
Таблица 1. Расчетный остаток на конец дня при полной оплате закупки (млн. сум).
| День | Операция | Сумма | Остаток при оплате в среду | Остаток при задержке оплаты |
|---|---|---|---|---|
| Понедельник | Текущие расходы | −30 | 210 | 210 |
| Вторник | Оплата закупки | −140 | 70 | 70 |
| Среда | Обычные поступления | +20 | 240 | 90 |
| Оплата долга покупателем* | +150 | |||
| Четверг | Зарплата | −110 | 130 | −20 |
| Пятница | Обычные поступления | +25 | 110 | −40 |
| Платеж поставщику | −45 |
При своевременной оплате покупателя компания проводит все выплаты и заканчивает неделю со 110 млн сумов. Если оплата задержится, к четвергу на счете будет 90 млн до выплаты зарплаты. На зарплату требуется 110 млн, поэтому не хватает 20 млн. После учета пятничных поступлений и платежа поставщику совокупная нехватка увеличится до 40 млн.
Отрицательный остаток в календаре показывает, сколько денег недостает для всех выплат к этой дате. Без дополнительного поступления или изменения условий часть платежей провести не получится. В этом примере первой под угрозой окажется зарплата в четверг. Откладывать разбор до пятницы уже поздно.
График 1. Прогноз остатка при полной оплате закупки (млн. сум).
Сколько можно оплатить с учетом резерва
Руководство установило минимальный денежный резерв 35 млн сумов. В календаре это нижняя граница, которую компания хочет сохранить на случай, если поступления окажутся ниже прогноза или появится срочный платеж. Размер резерва в примере условный. На практике он зависит от обязательств, разброса поступлений и того, как быстро компания может изменить платежный план.
При задержке оплаты и полной закупке минимальный расчетный остаток составляет −40 млн. Чтобы покрыть нехватку и сохранить резерв, нужно высвободить или получить еще 75 млн до дат платежей. Без закупки минимальный остаток на этой неделе был бы 100 млн. Значит, до поступления денег от покупателя на закупку можно направить не более 65 млн, если остальные поступления и выплаты пройдут по плану.
Как сравнить варианты перед согласованием
В первом варианте компания переносит закупку до фактического поступления денег. Если покупатель задерживает оплату, на конец недели останется 100 млн сумов. Этот вариант подходит, если запасов достаточно до следующей поставки.
Во втором варианте компания договаривается с поставщиком о поставке или оплате частями. Если во вторник заплатить 60 млн, а оставшиеся 80 млн перенести до получения денег от покупателя, на конец недели останется 40 млн. Компания сохранит резерв и сможет заказать часть товара. Перед согласованием нужно подтвердить условия поставки и проверить, хватит ли средств на второй платеж с учетом обязательств следующей недели.
В третьем варианте компания оплачивает всю закупку, если часть долга поступит раньше. Если покупатель перечислит хотя бы 75 млн до выплаты зарплаты, а остальные суммы поступят по прогнозу, компания сможет провести платежи недели и сохранить резерв. Казначейство проверяет такой вариант по факту зачисления. Если деньги не пришли к моменту закупки, решение можно поставить в зависимость от их поступления.
В первых двух вариантах покупатель не платит до конца недели. В третьем до выплаты зарплаты поступают 75 млн сумов, а оставшаяся часть долга переносится на следующую неделю. Остальные поступления и выплаты идут по графику.
Таблица 2. Сравнение вариантов закупки при задержке оплаты покупателем, млн сумов
| Показатель | 1. Перенести закупку | 2. Оплатить частями | 3. Оплатить полностью |
|---|---|---|---|
| Оплата закупки на этой неделе | 0 | 60 | 140 |
| От покупателя до выплаты зарплаты | 0 | 0 | 75 |
| Остаток после зарплаты в четверг | 120 | 60 | 55 |
| Остаток на конец пятницы | 100 | 40 | 35 |
| Сверх резерва в 35 млн на конец пятницы | 65 | 5 | 0 |
| Что нужно подтвердить | Запасов хватит до следующей поставки | Поставщик согласен разделить платеж | Покупатель перечислил 75 млн до выплаты зарплаты |
В примере казначейство может предложить согласовать первую часть закупки на 60 млн, если поставщик подтвердит разделение и компании действительно нужна партия на этой неделе. Руководитель видит и цену решения. Если обычные поступления окажутся на 10 млн ниже прогноза, пятничный остаток снизится до 30 млн и опустится ниже резерва. Календарь нужно обновить, как только такой риск станет известен.
Для согласования закупки недостаточно проверить, что сегодня на счете есть 140 млн. Казначейство показывает, что случится с зарплатой и ближайшим платежом поставщику после списания этой суммы. Если руководство выбирает частичную закупку, в календарь заносятся обе части с согласованными датами. При новом переносе оплаты покупателем прогноз пересчитывается до следующего решения.
Что делать, если разрыв повторяется
Календарь показывает день нехватки. Если разрыв возникает каждый месяц, казначейство проверяет, как устроены закупки и расчеты. В оптовой компании товар могут оплачивать до поставки, хранить на складе несколько недель и продавать с отсрочкой. Деньги уходят поставщику раньше, чем возвращаются от покупателя, и на это время компании нужны собственные средства.
Чтобы изменить ситуацию, закупки можно привязать к темпу продаж и делить на партии. С поставщиками можно согласовать срок оплаты ближе к дате продажи, а с покупателями обсудить аванс, поэтапную оплату или меньшую отсрочку. Резерв дает время при отдельных задержках. Если календарь регулярно показывает дефицит, стоит менять сам порядок закупок и расчетов.
Перед крупным платежом казначейство передает руководителю три вещи:
- дата нехватки средств;
- выплаты, которые окажутся под угрозой;
- сумма, которую можно оплатить с учетом резерва.
На этих данных можно решить, согласовать всю закупку, разделить ее или дождаться поступления денег.
